Dokumentenmanagement und Mitarbeitermotivation:

Wie Sie Ihre Mitarbeiter durch den Einsatz einer professionellen DMS Software ans Unternehmen binden.

Vor dem Hintergrund des aktuellen Kampfs um personelle Ressourcen, ist es besonders wichtig, langjährige Mitarbeiter und sog. "High Perfomer" ans Unternehmen zu binden. Als erstes Argument fallen hier häufig finanzielle Anreize ins Gewicht. Themen die oftmals vergessen werden, sind die Freude an gelungener Arbeit und das Zusammenwirken im Team. Wie ein Unternehmen durch den Einsatz eines geeigneten DMS Systems eine angenehme Arbeitsgrundlage im Hinblick auf jeden einzelnen Mitarbeiter und das Unternehmensteam als Ganzes schafft, wird im Folgenden umrissen.

Dokumentenmanagement heißt Teamarbeit

Gemeinsam Dokumente bearbeiten, immer über den aktuellen Status informiert sein und Ergebnisse zielgerichtet austauschen: Mit einer hierfür geeigneten Software für Dokumentenmanagement erschaffen Sie als Unternehmer einen nährreichen Boden für Ihren Unternehmenserfolg. Doch auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken! Denn die zielgerichtete Zusammenarbeit auf Basis eines einheitlichen Informationsstandes schafft eine Kultur des gegenseitigen Unterstützens und der Zufriedenheit. Mit in die DMS Software integrierten Groupware-Funktionalitäten wie Gruppenterminkalender oder Features zur internen und externen Kommunikation fördern Sie die Zusammenarbeit im Team und schaffen Transparenz.

Transparenz schafft Vertrauen

In einer geeigneten Dokumentenmanagement Software sind Dokumentenhistorien kundenbezogen nachvollziehbar. Bearbeitungsstände von Dokumenten, Vorgängen oder Projekten können jederzeit eingesehen werden. Eine auf diese Weise gelebte transparente Unternehmenskultur erzeugt Vertrauen und motiviert den einzelnen Mitarbeiter, sich ebenfalls in positiver Weise für das Unternehmen und das Team einzubringen, ohne unternehmensrelevantes Wissen für sich zu behalten.

Rechte und Rollen klar verteilen

Wenn es für bestimmte Dokumenten- oder Vorgangsarten, z.B. aus rechtlichen Gründen, doch erforderlich sein sollte, die Transparenz einzuschränken, ist es wichtig, die erforderlichen Rechte und Rollen von vornherein klar zu definieren und zu kommunizieren. Das gültige logische Rollenkonzept wird dann physisch in der Software umgesetzt. Dies vereitelt Unmut unter den Mitarbeitern aufgrund eines ansonsten aufkommenden Gefühls der Benachteiligung.